Aby wziąć udział w konkursie należy pobrać ze strony formularz zgłoszeniowy (kliknij). Należy go potem wypełnić i wysyłać jako PDF na adres: hellopoland@uw.edu.pl. Wraz z potwierdzeniem przyjęcia zgłoszenia, uczestnik otrzyma hasło umożliwiające umieszczenie zgłaszanej fotografii na serwerze: ftp://www.lis.uw.edu.pl/

Każda z nadesłanych fotografii musi zawierać w następujący opis (zawarty w formularzu zgłoszeniowym):
- dane personalne uczestnika (imię, nazwisko, adres, PESEL)
- numer telefonu, e-mail adres,
- tytuł fotografii,
- datę i miejsce wykonania fotografii,
- maksymalnie dwuzdaniowy opis fotografii.

Zdjęcia powinny mieć rozdzielczość minimum 70 dpi przy wielkości 1:1 do wydruku 70 x 100 cm rekomendowana rozdzielczość 150dpi. Rekomendowany format zapisu TIFF z kompresją LZW w ostateczności JPG RGB lub CMYK pod Euroscale v2. Zgłaszane prace należy przesyłać wyłącznie na serwer: ftp://www.lis.uw.edu.pl/, Zgłaszane fotografie nie mogą być wcześniej nagradzane w żadnym innym konkursie. Nie mogą też naruszać prawa, w tym w szczególności dóbr osobistych osób trzecich, a także ogólnie przyjętych norm obyczajowych – w szczególności dotyczy to treści powszechnie uważanych za wulgarne i obraźliwe, zawierających nagość, pornografię, erotykę, obscenicznych, obrażających uczucia innych osób, w tym również uczucia religijne, przedstawiających przemoc albo materiały o tematyce rasistowskiej, naruszające prawo do  prywatności, zawierających materiały chronione prawami wyłącznymi (np. prawami autorskimi) bez zgody uprawnionych. 

Wszystkie zdjęcia podlegają ocenie jury w skład którego wejdą: Chris Niedenthal - przewodniczący, Tadeusz Rolke, Andrzej Świetlik, Przedstawiciel Wydziału Grafiki ASP w Warszawie, przedstawiciel MSZ, Antoni Rodowicz – współorganizator

Formularz zgłoszeniowy dostępny jest tutaj (kliknij)